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企業(yè)外事管理系統(tǒng)

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更新時(shí)間：2022-01-06 16:24:07瀏覽次數(shù)：303次

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企業(yè)外事管理系統(tǒng)企業(yè)外事辦公系統(tǒng)是北京木聯(lián)能軟件股份有限公司開發(fā)的專業(yè)企業(yè)級(jí)外事管理軟件，是我們針對(duì)企業(yè)外事管理工作的特點(diǎn)，結(jié)合多家大型國(guó)企的外事管理工作經(jīng)驗(yàn)，定制開發(fā)的一套專業(yè)的外事管理軟件

詳細(xì)介紹

企業(yè)外事管理系統(tǒng)

企業(yè)外事辦公系統(tǒng)是北京木聯(lián)能軟件股份有限公司開發(fā)的專業(yè)企業(yè)級(jí)外事管理軟件，是我們針對(duì)企業(yè)外事管理工作的特點(diǎn)，結(jié)合多家大型國(guó)企的外事管理工作經(jīng)驗(yàn)，定制開發(fā)的一套專業(yè)的外事管理軟件。本系統(tǒng)集外事出訪、外事接待、外事人力資源管理于一體，將團(tuán)組管理、人員管理、證照管理、出訪審批有機(jī)結(jié)合，并提供多種方式的統(tǒng)計(jì)報(bào)表與復(fù)合查詢功能，能夠大大縮短企業(yè)外事出訪審批的時(shí)間，提高外事工作效率，節(jié)約外事工作的人力、物力。

研發(fā)背景

隨著企業(yè)的發(fā)展，對(duì)外合作也越加頻繁，企業(yè)外事的工作量越來(lái)越大，企業(yè)的外事審批、證照辦理與管理、出國(guó)人員的動(dòng)態(tài)管理等工作也越來(lái)月繁重。
當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)的外事辦理工作都采用手工管理，造成工作重復(fù)煩瑣，尤其針對(duì)審批文件與證照實(shí)物的管理，需要大量的人力維護(hù)，查詢統(tǒng)計(jì)起來(lái)極其不便，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)*的計(jì)算機(jī)軟件來(lái)進(jìn)行外事工作的辦理已經(jīng)成為必然。
2005年，中國(guó)水電工程顧問(wèn)集團(tuán)公司在建設(shè)其“綜合管理系統(tǒng)二期"時(shí)委托我公司為其開發(fā)其外事管理系統(tǒng)，同時(shí)在專業(yè)上進(jìn)行指導(dǎo)，最終成功開發(fā)其外事管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了其整個(gè)集團(tuán)的外事工作的網(wǎng)上辦理，從而大大提高了整個(gè)集團(tuán)的外事工作效率。隨后，在中國(guó)電力企業(yè)聯(lián)合會(huì)組織的電力企業(yè)外事交流會(huì)上，本系統(tǒng)得到了大家的一致認(rèn)可，從而我公司進(jìn)行外事系統(tǒng)的產(chǎn)品化開發(fā)奠定了很好的基礎(chǔ)。
2006年初，我公司成功推出了企業(yè)外事管理系統(tǒng)，主要面向大型企業(yè)集團(tuán)的外事管理，該系統(tǒng)可方便的進(jìn)行網(wǎng)上外事審批工作，證照管理及預(yù)警，出國(guó)人員動(dòng)態(tài)管理以及企業(yè)的對(duì)外合作，同時(shí)，針對(duì)我國(guó)要求企業(yè)提供的工作報(bào)表，在系統(tǒng)中可直接生成并打印，大大的減輕了企業(yè)外事工作的煩瑣程度，提高了外事辦理的效率，使企業(yè)的外事部門可以把精力投入到真正的對(duì)外經(jīng)營(yíng)與合作，從而開辟了企業(yè)外事管理工作的新篇章。

系統(tǒng)特點(diǎn)

1.靈活的流程處理方式：軟件構(gòu)建于靈活、穩(wěn)定的協(xié)同辦公工作流平臺(tái)之上，能根據(jù)用戶的不同需求迅速靈活的定制企業(yè)出訪審批流程。
2.方便快捷的操作方式：用戶只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，便可根據(jù)填入的團(tuán)組信息自動(dòng)生成請(qǐng)示件、批件、審批件等一些列出國(guó)審批文件，支持一鍵打印。
3.標(biāo)準(zhǔn)的文件格式：軟件自動(dòng)生成的請(qǐng)示件、任務(wù)批件、任務(wù)確認(rèn)件、任務(wù)通知書、任務(wù)審批件、出國(guó)人員名單表、護(hù)照申請(qǐng)卡等一系列文件均*符合要求的文檔格式。
4.快速準(zhǔn)確的查詢統(tǒng)計(jì)功能：軟件提供多種查詢條件的復(fù)合查詢功能，能快速準(zhǔn)確的查詢統(tǒng)計(jì)出用戶要求的數(shù)據(jù)
5.隨時(shí)隨地的辦公方式：軟件除本地辦公外，還支持遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，能夠有效的利用工作時(shí)間。
6.友好的人機(jī)交互界面：軟件采用B/S結(jié)構(gòu)，界面簡(jiǎn)潔明快，操作簡(jiǎn)便，并可以根據(jù)用戶的不同需求定制軟件界面。
7.專業(yè)性、實(shí)用性：通過(guò)與多個(gè)大型企業(yè)的合作，我公司擁有多名外事管理專業(yè)顧問(wèn)人員，兼有外事信息系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，能充分的想用戶所想，保證系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中的專業(yè)性與實(shí)用性。
8.良好的兼容性和擴(kuò)展性：軟件采用了J2EE體系結(jié)構(gòu)，在設(shè)計(jì)上充分考慮了系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性性的要求，能夠以最小的代價(jià)來(lái)限度地滿足以后技術(shù)和業(yè)務(wù)發(fā)展變化的需要，并能與各種新的軟硬件資源無(wú)縫集成充分利用。

系統(tǒng)功能

系統(tǒng)首先可以分為兩大部分：外事門戶與外事辦公，外事門戶主要用來(lái)發(fā)布外事工作中的各種信息動(dòng)態(tài)、規(guī)章制度、政策新聞、辦事指南等，同時(shí)作為外事辦理工作的入口，實(shí)現(xiàn)了用戶的統(tǒng)一認(rèn)證登錄以及權(quán)限管理。

(一)、外事門戶

外事門戶包含了通知公告、外事動(dòng)態(tài)、外事服務(wù)、網(wǎng)上問(wèn)答、相關(guān)鏈接等信息發(fā)布功能，同時(shí)也提供了進(jìn)入辦公區(qū)的入口，提供了相關(guān)辦理人員的待辦事宜等信息，使用戶可以方便的了解到外事工作的當(dāng)前動(dòng)態(tài)信息，快速了解各項(xiàng)辦事流程，同時(shí)也做為所有外事工作人員的交流園地，其界面如下圖所示：

(二)、外事辦公

外事辦公部分用來(lái)實(shí)現(xiàn)外事管理是網(wǎng)上辦公，其中主要包括有信息管理、團(tuán)組申報(bào)、外事審批、證照管理、查詢統(tǒng)計(jì)、人員動(dòng)態(tài)以及數(shù)據(jù)字典等功能。辦公區(qū)的界面如下圖所示：

(1)、信息管理

為用戶提供發(fā)布外事動(dòng)態(tài)、外事服務(wù)信息的功能，同時(shí)提供外事會(huì)見管理和外事人才管理的功能。

(2)、團(tuán)組申報(bào)

各組團(tuán)單位填報(bào)本單位出國(guó)團(tuán)組信息和出國(guó)人員信息，并可以將出國(guó)申請(qǐng)?zhí)峤患瘓F(tuán)公司審批。

(3)、外事審批

集團(tuán)公司總部國(guó)際合作部用戶審批辦理各子公司出國(guó)申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成批件、人員名單、審批件等出國(guó)申請(qǐng)相關(guān)文件。

(4)、證照管理

外事或證照辦理人員管理本公司證照信息，同時(shí)提供證照預(yù)警功能，用戶能靈活定制預(yù)警時(shí)間，以短信的形式提示證照管理人員即將到期的證照。

(5)、查詢統(tǒng)計(jì)

能將多種查詢條件進(jìn)行組合，對(duì)團(tuán)組信息、證照信息、人員動(dòng)態(tài)信息等進(jìn)行復(fù)合查詢。

(6)、人員動(dòng)態(tài)

實(shí)現(xiàn)出國(guó)人員的動(dòng)態(tài)管理。各子公司修改本單位出國(guó)人員的實(shí)際出國(guó)時(shí)間和實(shí)際回國(guó)時(shí)間，便于集團(tuán)公司對(duì)出國(guó)人員動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)管理。

(7)、數(shù)據(jù)字典

供系統(tǒng)用戶維護(hù)常用單位、團(tuán)組附件類型、證照附件類型等數(shù)據(jù)信息。

應(yīng)用案例

此系統(tǒng)目前成功應(yīng)用于中國(guó)水電工程顧問(wèn)集團(tuán)公司，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)的外事工作的網(wǎng)上辦理，尤其是通過(guò)本系統(tǒng)，其分布與全國(guó)各地的七個(gè)下屬設(shè)計(jì)院都可以通過(guò)本系統(tǒng)來(lái)辦理出國(guó)事項(xiàng)，免去了以往的頻繁出差，大大提高了辦理效率，節(jié)約了辦理費(fèi)用，目前該系統(tǒng)已經(jīng)取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益與管理效益。

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